开好分会场视频会,这些细节莫忽视
作者:国保科技
时间:2023-03-06

  摘要:公职人员在日常工作中,无法避免参加各种会议,不少单位也会成为会议的举办方,统筹会议各项细则,尤其是涉密会议。涉密会议保密管理环节多、对象复杂,稍有不慎,所涉及的国家秘密信息就会“跑风漏气”,甚至在互联网上“现场直播”。因此在举办涉密会议时,会场须提前配备手机屏蔽柜、保密柜等保密设备,与会人员也须严格管理,会中会后须认真执行保密要求,避免安全隐患。当然,单位还需筹办视频会议,那么举办单位该如何准备这类会议呢?今天我们一起来看下吧。


涉密会议室应当配备手机屏蔽柜保密柜


一场优质高效的视频会议,不仅有效减少人员聚集,降低会议成本,更能切实提高工作效率。开好分会场视频会议,以下细节不可忽视:


会议细节

明确传输信号

  视频会议一般有指定的传输信号种类,作为统筹分会场的经办人必须向相关部门了解清楚,同一时间是否有其他上级部门召开视频会议,采用该种信号进行传输。

  如果有两个或多个会议在同一时间用同一种信号召开视频会议,则应立即与上级部门联系,由上级部门协调并明确是否更改传输信号。

了解议程和时长

  为提前做好会议准备,经办人要主动与上级部门联系,了解会议议程,弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的,经办人要提前向上级部门了解发言主题、时限、着装等要求,据此通知相关人员准备材料。

  会议通知上一般只注明会议开始时间,但领导经常要安排多项工作,参加多项会议,有时上级部门的视频会议结束后,领导会接着召开本级的视频会议,部署相关工作。

  为合理安排工作时间,经办人要事先与上级主办部门联系,提前了解该视频会议时长,并据此做好相应安排。

提前检查会场设备

  经办人要提前到会场检查接收的画面是否清楚、音质是否清晰、音量大小是否合适、摄像机是否遮挡视线等。

视频会议分会场布置现场

  如果有分会场发言的议程,还需提前调试确认话筒是否能正常使用、发言人的画面是否能及时切换到位等。


  除此之外,经办人还要提醒会场工作人员做好临时停电、线路突发问题等应急方案。

合理摆放现场桌椅

  分会场视频会通常不设置主席台,按照课堂式的方式摆放桌椅即可。座椅应尽量避免摆放在两个桌子的桌脚连接处。前后排桌子之间保持一定距离,便于参会人员进出。

  如果每排都有桌子,则将台签放在桌上;如果只有第一排有桌子,则将台签贴在座椅上,以便参会人员有序就座。


有桌子的摆台卡,无桌子的贴背签


  疫情防控期间,座椅要严格按照疫情防控要求的间隔摆放。

及时切换会场画面

  在会议进行期间,领导要掌握下级分会场参会情况。因此,本级分会场需设置显示屏,滚动显示下级分会场的参会实况。

  经办人要提前与负责信号传输的工作人员沟通好,确保画面切换正常。

(作者单位:广西柳州市政府办公室)

文章来源:秘书工作


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