保密法及其实施条例对国家秘密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等环节作出了具体保密规定，形成了国家秘密载体从产生到消亡“闭环式”保密管理规范。做好涉密文件、资料运转各个环节的保密工作，必须严格遵守这些保密规范。

（一）涉密文件、资料的起草

文件、资料起草包括各类公文文稿、会议文稿及其他资料文稿的撰写和各类资料搜集、整理、编辑，这些几乎是每个公务员每天都要经手的事项。如果起草的文件、资料涉及国家秘密，起草人作为定密承办人，应当自觉承担起定密和保密责任。

涉密文件、资料在起草过程中，基本上是在未定密的情况下进行的，容易形成保密的真空，其保密程度完全取决于起草人员的保密素质。做好涉密文件、资料起草过程中的保密工作，关键是要打破这种保密措施缺失的真空，形成制度化规范保密管理。主要是做好以下四个方面的工作。

1. 明确定密范围

文件、资料起草人员往往又是定密承办人员，其熟悉定密范围的程度，决定着文件、资料起草过程的保密管理是否到位。这就需要采取一定形式，使工作人员熟知本机关、本单位“定密事项一览表”，并且严格规定，凡是列入定密范围的事项从起草之初就按涉密事项管理，在起草过程中被公开的，应当按泄密处理。

2. 实施简易定密程序

对于起草过程较长或者无法正常履行定密程序的涉密事项，机关、单位定密责任人可以在涉密文件、资料起草前，口头宣布该事项预定密级，对承办人提出明确保密要求。此要求视为定密决定，违反规定使起草内容被不应知悉者知悉的，应当按泄密处理。

3. 加强起草过程管理

涉密文件、资料起草过程中所形成的中间材料，包括草稿、废稿、废页、讨论稿、征求意见稿、审议稿等，承办人员都应当妥善保管。不需要保存的，应当按照涉密文件、资料销毁的要求及时销毁，不能随意乱丢或者泄露。定密责任人及机关、单位保密工作人员应当加强文件起草过程的保密监督管理。

4. 完善定密手续

密件起草完成后并在送印前，应当按定密程序正式履行定密手续，并做出国家秘密标志。

（二）涉密文件、资料的制作

涉密文件、资料制作过程包括印制、装订、整理到最后成形的整个流程。涉密文件制作虽然是处于相对封闭的环境中，但仍有一些环节容易出现失控问题，需要明确保密条件和要求，严格加以控制。

1. 制作场所条件和要求

涉密文件、资料的制作从数量上区分，存在单份、少量、小批量、大批量等情况；从难易程度上区分，存在简单打印、桌面印刷、特种设备印刷、大型设备印刷等情况。由此，涉密文件、资料制作场所包括承办人办公室、机关文印室、外部印刷企业等多种渠道。不同场所制作涉密文件、资料应当注意的保密问题有：

(1) 个人在办公室自行录入、打印、绘制、整理的，工作时应当避开无关人员，制作完成后及时清理现场和整理归档，防止被不应知悉的人员知悉。

(2) 送机关文印室制作的应当向文印人员声明，提出相应保密要求并监督执行。

(3) 机关内部制作条件不具备确需送外部制作的，应当送至保密行政管理部门审查批准的具有涉密载体印制资质的单位印制，与承制单位签订保密协议并监督执行。禁止将涉密文件、资料委托给外部非资质单位制作。

2. 制作设备条件和要求

涉密文件、资料的制作应当使用涉密计算机和涉密移动存储介质，特别是机关文印室、印制资质单位要有专用的涉密计算机及存储设备，并采取电磁泄漏发射防护技术措施。

3. 制作人员条件和要求

制作人员应当确定为涉密人员，符合涉密人员基本条件并通过保密审查，签订保密承诺书，明确其岗位保密责任。

4. 制作过程条件和要求

制作涉密文件、资料，应当标明密级和保密期限，注明发放范围或知悉范围、制作数量及编号，如有特殊规定的，应注明可否翻印、复印、是否回收等。制作涉密文件、资料应当严格按照批准的数量执行，不得多制、私留。制作过程中形成的草稿、废稿、废页、蜡纸、胶片、胶版、校样、废料等材料，应当妥善保管，不需要保存的，应及时销毁，不得随意丢弃或作为废品出售，也不能由个人私自留存。

（三）涉密文件、资料的收发

涉密文件、资料的收发包括分发和签收。涉密文件、资料的收发应当由文件收发岗位专职人员完成，收发人员应当确定为涉密人员。

1. 涉密文件、资料分发

涉密文件、资料分发时，应当严格按照限定的接触范围，填写密件分发表，并在分发表中注明不同单位所发的密件序号；按照发文名称和数量填写发文通知单，并随同密件一起装袋密封；准备邮递的，应事先填写交由机要交通或机要通信部门投递的签收清单。密件分发时，应注意发送单位、发送数量和文号、发出数及剩余数清点无误。分发国家秘密文件、资料的各种登记清单，要妥善保存，以备查询。

2. 涉密文件、资料签收

涉密文件、资料签收时，要严格进行清点，确认密封完好无损，签收单登记与密件相符，密件发送单位、数量、密件内容准确无误，方能履行签收手续。密件应由机要保密人员或专门人员拆封，标有专人亲启字样的，应交由指定人员拆封。要妥善保留发文通知单，以备查询。

（四）涉密文件、资料的传递

涉密文件、资料的传递分为人工传递和网络传输两种方式。人工传递一般有专人投递、文件交换站交换、机要交通或机要邮政邮递等渠道。网络传输分为机要密码传输和涉密网络传输。

1. 涉密文件、资料传递

涉密文件、资料应当按照规定渠道传递。本地密件传递应当专人专车传递或者通过机要文件交换站进行交换，承担自行投递任务的人员不得携带密件进入无关场所或办理其他无关事项，通过机要文件交换站交换机密级、秘密级文件、资料，要严格执行国务院办公厅制定的《机要文件交换站工作规则》。外地密件传递要通过机要交通、机要通信部门传递。涉密会议文件原则上应在会后收回，另行发送。确需与会人员带回的，应填发会议文件通知单，要求各单位及时收取，个人不得私自留存。禁止通过普通邮政邮递密件，禁止委托无关人员捎带密件。

绝密级文件、资料的传递除了上述要求外，还要执行以下特别要求：本地传递实行专车二人护送；外地传递要包装密封，使用防透视材料制作的、周边有纫线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖密封章或者加贴密封条。

2. 涉密文件、资料传输

涉密文件、资料应当按照规定方式传输。涉密文件、资料需要通过通信系统传输的，必须经由机要通信密码传输，严禁通过明码电报、普通传真或商用密码传输。涉密文件、资料需要通过计算机网络传输的，必须在具有相应密级条件的涉密计算机内网传输，严禁通过公众网或国际互联网传输。绝密级文件、资料只能经由机要通信密码传输，禁止通过计算机网络传输。

（五）涉密文件、资料的使用

涉密文件、资料的使用过程，是知悉人员不断增多的过程，也是涉密文件、资料整个流转过程中保密环节最多、保密控制最难、保密任务最重的过程。涉密文件、资料使用要严格限定知悉范围，对知悉和使用绝密级、机密级国家秘密的人员，应当作出书面记录。涉密文件、资料使用包括送阅、传阅、传达、转发、查阅、借阅、办理、摘录、引用、汇编、携带等环节。

1. 送阅

经管人员接收密件后，应填写阅办单，送主要领导或主管领导阅办。除特殊情况外，密件都应在办公室或阅文室阅办。领导阅办的有关批示，应当按照领导要求的范围进行传达，不得擅自扩大范围或公开。

2. 传阅

机关、单位收到涉密载体后，先由主要领导或主管领导根据制发单位要求及工作的实际需要，确定本机关、本单位的传阅范围，再由经管人员按照传阅范围，填写传阅单，使用专门文件夹、采用直传方式传阅，要求每个阅读者履行签字手续。阅读者之间不能相互横传，不得私自扣留、复印，不得擅自扩大知悉范围。传阅密件应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所以外阅读的，应当遵守有关保密规定。

3. 传达

传达文件应当在规定的知悉范围内进行，不属于知悉范围的人员不得顶替参加传达会议，凡是要求不准记录、录音、拍照和录像的，应当在传达前申明并监督执行。

4. 转发

转发密件原则上不得超出该密件规定的知悉范围，确因工作需要超出的，应当经原制发机关批准。转发密件不得改变原定的密级、保密期限，应在转发件文头上做出国家秘密标志。

5. 查阅

本机关、本单位非文件和档案管理人员查阅涉密文件、资料或档案，必须是规定的知悉范围之内的人员，并经主管领导批准。外单位人员查阅涉密文件、资料或档案，应当出具所在单位介绍信函，说明其查阅的充分必要理由，并经文档保管单位主管领导批准。查阅涉密文件、资料或档案时，管理人员应当现场监督，不得查阅批准以外的涉密文档，不得擅自摘抄、复制。

6. 借阅

借阅、借用密件，必须在规定的知悉范围内进行，并经主管领导批准；知悉范围内的外单位和人员借阅、借用时，应持单位介绍信函，办理审批和登记手续，注明借出和归还时间，提出保密要求，到期及时催办退还手续。借阅、借用过程中未经批准不得复制、复印、摘抄、汇编。

7. 办理

密件办理和执行人员应当严格控制在知悉范围内，知悉范围以外的人员，确因工作需要办理和执行的，应当经过机关、单位负责人批准。办理和执行人员应当始终使密件处在自己直接管控之中，不在任何不利于保密的场所办理，不在任何自己无法控制的场合使用，不使任何知悉范围以外的人员接触。办理和执行过程所产生的有关事项需要定密的，应当按照所执行的涉密文件、资料密级及时进行派生定密。

8. 摘录

摘录涉密文件、资料内容应当使用保密笔记本或涉密计算机，并在摘录内容上方位置标明密级，摘录形成的涉密载体，按原件密级、保密期限和知悉范围进行管理。

9. 引用

引用涉密文件、资料内容形成的文件、资料，应当按原件进行派生定密和管理。非涉密文件、资料中引用有涉密文件、资料标题和文号的，不得公开。

10. 汇编

汇编国家秘密文件、资料，必须经原制发机关、单位同意和本机关、本单位负责人批准。经批准汇编的国家秘密文件、资料的汇编本，应当在封面上按照其中最高密级和最长保密期限做出国家秘密标志、进行保密管理，并在其中的每份密件首页按原件标注国家秘密标志。涉密文件、资料的汇编本，应当按所收录密件中所限定的最小知悉范围控制发放和使用范围，发放和使用范围确需扩大的，应经原制发机关、单位同意。

11. 携带

涉密文件、资料不得擅自携带外出，确因工作需要携带外出的，应当经本机关、本单位主管领导批准，并采取严格保护措施，使涉密载体始终处于携带人的有效监控之下。绝密级载体携带外出时，应当两人以上同行，本地携带应当专车接送，外地携带应做到载体不离身，轮流值班看护，必要时，可派保卫人员护送。禁止携带绝密级载体参加涉外活动。原则上不得携带机密级、秘密级载体参加涉外活动。确因工作需要携带的，应当经本机关、本单位主管领导批准，并采取严格的安全保密措施。严禁携带涉密载体到公共场所参观、游览或者探亲、访友，严禁骑自行车夹带或乘公共汽车携带密件，严防丢失或被盗。严禁通过邮寄、托运等无保密措施的渠道传递涉密文件、资料出境。确因工作需要携带机密级、秘密级文件、资料出境的，应向有审批权限的业务主管部门或保密行政管理部门提出申请，经批准后交由外交信使（含临时信使）携运。绝密级文件、资料原则上不得出境，确因工作需要携带、传递的，应报中央有关业务主管部门审查批准。业务主管部门不明确的，报国家保密行政管理部门批准。

（六）涉密文件、资料的复制

密件流转过程中，对个人擅自复制行为的控制和管理，始终是保密工作的难点和薄弱环节，因此，加强密件复制行为的保密管理尤为重要。密件复制包括排版、印刷、影印、复印、扫描、拍照、晒图等情形。密件复制应当遵守下列保密规范。

1. 要严格审批程序

绝密级密件原则上不允许复制，确因工作需要复制的，必须经制发机关、单位或其上级机关批准。复制机密级、秘密级密件，应当经本机关、本单位负责人批准。制发机关、单位明确规定不得复制的，应从其规定。

2. 要履行登记手续

经批准复制的密件，应当履行登记手续，注明复制数量、用途、使用人及批准人。复制件应当加盖复制机关、单位戳记，并视同原件管理。

3. 要维持定密结果

复制密件，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。

4. 要确保复制过程安全

复制密件原则上应当在本机关、本单位内部进行，本机关、本单位不具备复制条件的，应当到保密行政管理部门审查批准的资质单位复制。要按批准的数量复制，不得擅自增加或减少数量。复制过程形成的中间材料应当及时销毁。

（七）涉密文件、资料的保存

各级国家机关的密件存放一般有两种情况，一种是使用过程中的临时存放，一种是密件立卷、归档后的集中存放。无论是哪种保存形式，最终目的只有两个，就是防密件失控和防外人知悉。

1. 密件使用时临时存放的保密要求

临时存放又分为机关、单位借用和个人借用过程中临时保管两种情况。机关、单位借用的密件，应在机关、单位保密室存放，使用完后应及时归还。个人借用的密件，应在办公场所的保密文件柜中加锁存放，妥善保管，工作人员离开办公场所，应将密件及时存放入柜；如果办公场所无安全的存放条件，则应当寄放在单位保密室，当天使用当天归还。不得在使用过程中将密件随意在无安全条件的桌、柜中存放，也不得在玻璃书柜中和木制书柜中存放，更不能随意敞开丢放或带回家中存放。个人使用并临时保管的密件，在离岗、离职前，应当全部清退，并办理移交手续。绝密级密件必须在保密室存放，任何个人不得私自存放。因工作需要携带到境外的密件，应当指定专人随身携带保管，不得带到与公务活动无关的场所，必要时，可以存放在我驻外使（领）馆或者驻外机构符合安全保密要求的场所。

2. 密件立卷归档前集中存放的保密要求

密件的集中存放场所要符合安全保密要求，存放密件的保密室要配备专用铁皮文件柜和保险柜，门窗要特别加固，并安装防盗报警装置，必要时要有值班人员看守。绝密级密件应当在保密室内符合国家保密标准的设备中保存，并指定专人管理。在立卷归档前，应对当年所存密件进行清查、核对，借用涉密载体应收回的应当及时收回，上级要求清退的密件应及时如数清退，不得自行销毁，发现登记与实物不符、密件遗失等问题应及时向保密行政管理部门报告。

3. 密件立卷归档后集中存放的保密要求

密件立卷归档后应当移送档案室集中存放，指定专人管理。档案室应当选择安全保密位置，门窗要特别加固，安装监控报警设备，室内配备存放绝密级档案的保密设备。

4. 撤销、合并单位密件存放的保密要求

机关、单位因机构改革撤销或合并的，应于撤销或合并前，对所有密件进行认真清理，登记造册，由专门人员集中保管，按照上级机关指示，移交上级机关保密室或承担其原职能的机关、单位保密室，并办理移交手续；没有上级机关和接收单位的，应移交当地保密行政管理部门处理；移交时已经立卷归档的档案资料，应移交同级政府档案主管部门。撤销、合并的机关、单位在密件清理移交完后，密件管理人员方可离开原工作岗位。

（八）涉密文件、资料的销毁

密件销毁是指对已失去使用价值或仍有使用价值但属于多余的密件，采用物理或化学处理的方式，达到所载信息完全消除且不可恢复的活动。密件未经批准不得擅自销毁。销毁密件应当按照以下保密要求办理。

1. 履行销毁审批程序

中共中央、国务院下发的绝密级密件或者发至省军级的密件，应当由省部级机关、单位的文件管理部门统一回收集中销毁，其他任何单位和个人都不得自行销毁。销毁其他上级下发的密件，上级机关有回收要求的，应从其规定；销毁同级和下级的密件，以及销毁本机关、本单位产生的密件，应经本机关、本单位的负责人批准。

2. 保管好拟销毁密件

决定销毁的密件，应当及时销毁，不能及时销毁的，应当在安全保密的场所集中存放，由专人负责保管，不得随意搁置、堆放，不得私自留用。

3. 严格监销登记手续

密件销毁前应当认真进行清理，逐件填写“销毁密件清单”，报经单位主管领导审批。销毁密件应当实行二人以上监销的制度，监销人员应当负责清点对账，监督销毁全过程，并在销毁清单上签字。任何个人不得自行销毁密件。

4. 确保销毁过程安全

需集中销毁的密件应当送交专门的涉密载体销毁机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁。送交销毁的密件，应当装袋封口，专人专车押送，防止运送途中散失。确因工作需要自行销毁少量密件时，应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法，确保其所载信息不可恢复。严格禁止将要销毁的密件作为废品出售或转送他人，严禁委托非涉密载体销毁机构和无关人员代为销毁。