涉密文件的丢失
作者:保密观
时间:2021-09-15

丢失的涉密文件


近期,单位经营业务不断拓展,涉密人员、载体和设备激增,严小保每天忙得不可开交,一个人顶仨用。


“铃铃铃,铃铃铃……”一大早,严小保桌上的电话就响了起来,听起来格外紧急。他马上接起来,果然,电话那头是单位的载体管理员小文,她焦急地说:“刚才我清点文件时发现少了两份涉密文件,还是上级单位下发的文件,而且明天就要回收,这可怎么办啊!”


严小保心中也是一惊,他定了定神,问小文:“你查了借阅记录了吗?”小文回答道:“啊呀,我真是太着急了,忘了还有文件借阅登记本了,你别挂电话,我现在就查。”


电话那头响起哗啦哗啦的翻阅声,“找到了!”小文激动地说,“是谢小米5个月前借走的!”严小保说:“那你直接去找谢小米,我马上过去和你会合。”


严小保和小文前后脚赶到了谢小米的办公室,小文一进门就拿着文件借阅登记本直奔谢小米:“你借的那两份密件呢?”谢小米看了看登记本上自己的大名,摸摸后脑勺,一脸茫然。


严小保眉头紧蹙地对谢小米说:“你仔细想想文件放哪啦,别着急!”谢小米一下子紧张起来,开始翻箱倒柜地寻找,但是一无所获。这时,严小保向单位领导报告了有关情况,并立即组织全单位查找文件。


最终,两份文件在谢小米的同事小美的保密柜中找到了。谢小米长舒一口气,一拍脑袋说:“对啊,是小美找我借的文件,我怎么没想起来!”严小保生气地说:“涉密文件怎么能够私自借给他人?这属于密件横传啊!”


谢小米辩解道:“时间久了就忘了,小文也没催我要,我根本记不住还有这么档子事……”


严小保又转而问小文:“为什么不及时清点涉密文件,催促借出文件及时归还?”


小文有些委屈地说:“我每天负责那么多事,这个登记本有几百页厚,我要是每天都干这个,别的啥也不用干了……”


“保密观”有话说


海恩法则指出:每一起严重事故的背后,必然有29起轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。严小保碰上的这次涉密文件丢失风波,虽然没有造成泄密,但却暴露出了单位在涉密载体管理特别是使用方面存在的漏洞。


一是文件借阅者未按规定妥善保管个人手头暂存的涉密文件。(点此复习《保密云课堂|第1课 烫手的山芋:手头暂存的涉密文件应该这样管》谢小米借来文件后,并未建立个人涉密载体使用管理台账并定期检查,致使文件在手头滞留长达近半年;此外,他还私自将文件借给同事,造成密件横传。


二是载体管理人员未履行好保密管理职责。小文未能做到定期清点涉密载体,不掌握涉密载体去向,对于借出的涉密文件没能做到及时催还。


针对以上问题,可以从宣传教育和科技手段两方面堵住涉密载体管理的漏洞。


一方面,通过保密宣传教育,提升干部职工的保密意识和保密常识。


要强化干部职工遵章守纪的自觉性,意识到遵守保密规章制度对于自身来说,是最可靠的安全保护措施,要让保密成为一种内心自觉,使人人树立正确的保密观,从而扭转松懈的保密管理氛围。要让干部职工熟练掌握国家秘密载体保密管理要求。比如阅读和使用秘密载体,应当办理登记、签收手续;借用的涉密载体应按规定妥善保管;管理人员应定期清点核对涉密载体保存情况,随时掌握涉密载体去向等等。


另一方面,有条件的单位可以依靠保密科技手段,实现涉密载体电子化全生命周期管理,降低涉密载体管理的保密风险隐患,使得保密管理达到事半功倍的效果。


一是建设保密管理系统。结合机关、单位自身保密管理和业务管理的实际需求,抓住保密工作“痛点”进行系统建设。实现软件统一选型,确保全单位数据动态统一,管理制度、流程一致;系统的用户、组织机构、权限、台帐等数据梳理要准确,确保业务流程可行。要根据管理要求适时对系统进行完善和改进,确保系统的有效性、可用性。


二是确保干部职工熟练使用。可采取集中培训、视频讲解、使用手册等多种形式,让用户接受、使用系统;培训过程选好切入点,分模块逐步推进,给用户以适应期,最终达到单位上下熟练使用管理系统开展工作的目标。比如案例中系统可以提示谢小米借阅的密件快到归还时间了;小文通过系统查看文件借用情况,可以按时催促谢小米归还涉密载体;严小保可以通过系统查看整个单位的涉密载体留存情况,有针对性地进行保密检查等等。


三是建立保密管理系统使用奖惩机制。将保密管理系统的使用纳入保密管理制度要求,作为保密管理的一部分,而不仅仅是一种辅助手段。对系统使用情况进行考核评价,督促激励全单位熟练使用管理系统推进保密工作开展。


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