企业商业秘密管理
作者:涉密资质与保密管理咨询
时间:2021-11-11

 商业秘密,指不为公众所知悉、具有商业价值并经权利人采取相应保密措施的技术信息、经营信息等商业信息。商业秘密的运用,对于技术进步来说至关重要。有人说,尽管商业秘密不属于传统知识产权范畴,但就促进技术进步角度,商业秘密发挥了重大作用,其重要性甚至超过专利。

涉密https://www.guub.cn/

(本文引自《企业商业秘密管理》


      商业秘密是企业一种特殊的知识产权,是一种无形资产,它凝聚着企业的劳动、智慧和投入。谁拥有商业秘密谁就会在激烈的市场竞争中处于优势,谁就会创造更多的利益。正如美国可口可乐公司在其经营信条中提出的“保住了商业秘密即保住了市场”。


      在竞争激烈的市场中,企业的商业秘密一旦落入对手,可能置企业于死地。员工跳槽、技术资料、客户档案被窃,都可能让企业的发展陷入困境,甚至对企业造成毁灭性的的打击。


       在人们的观念中,一提到知识产权就仅将眼光局限于专利、商标、版权等这些传统的法律概念上,往往忽视了商业秘密也是在知识产权范畴之内的、它也可以得到知识产权法的保护。而且从某种意义上来说,做好商业秘密保护的潜在价值可能会远胜过专利商标保护的价值。也正因为如此,商业秘密常常成为不法之人猎取的目标,成为被侵害的对象。而有的企业因在对商业秘密的保护方面无所作为或保护不当,逐渐失去了竞争优势。因此,如何保护企业的商业秘密,就成为企业无法回避的重大问题,而行政部门在其中所处的位置及所作所为,也在商业秘密保护中起着重要的指导意义。


       一、企业商业秘密保护现状


     (一)商业秘密的保护意识淡薄

       员工对商业秘密的认知普遍不足,部分员工对商业秘密仅仅只有一个模糊的概念。入职时企业未对员工进行保密意识培训,导致员工对何为商业秘密以及如何保密一无所知,离职时企业没有保密警示,以至于员工对商业秘密的边界不清楚,可能造成商业秘密的无意识泄露。


      (二)商业秘密的管理制度不健全

      许多企业的商业秘密保护规章制度制定不全,没有制定系统的商业秘密保护管理制度,只是分散于不同的管理文本中。且部分企业从未与员工签订过保密协议,导致员工对商业秘密的不重视。虽然多数企业都有人员负责商业秘密管理,但设立专职管理人员并不多,且部分是兼职人员,使得一些管理多流于形式。有的企业根本没有配备管理人员,处于放任状态,管理人员的缺失会导致被侵权时举证异常困难。


      (三)商业秘密相关条款规定不明确

      有的企业对商业秘密的界定范围认识不全面,认为商业秘密局限于技术秘密,不包括经营信息、管理信息等,导致制定的相关条款不全面。公司与员工签署的《保密协议》多为形式化协议,未在保密条款中约定具体需保密的内容,给侵权员工及侵权公司可乘之机。同时可能导致被侵权时并不能及时向有关部门作出明确的举证。


      (四)文件传输管理平台不够安全

      信息化办公水平不断提高的今天,新技术带来的商业泄密问题也越来越多,电子邮箱发送、U盘拷贝、微信群等成为主要的泄密途径,若含有商业秘密的文件没有进一步加密,极易可能被盗。若企业未构建有效的技术管理平台、加密体系以及文档分级分类存储系统,在被侵权时也难以证明秘密构成是否能够被法律认可。


      (五)商业秘密泄露取证困难

由于人员的流动性,造成离职员工泄密行为发现比较困难,无法及时发现,无法进行有效的追溯,造成取证的困难。


二、什么是商业秘密——中国法下的“商业秘密”


     我国目前没有针对商业秘密的专门法律,关于商业秘密的规定散见于多部法律法规中。其中有关“商业秘密”定义的表述大同小异,可概括为:商业秘密指具有“三性”的信息。所谓“三性”也即:“秘密性”(不为公众所知悉)、“价值性”(能为权利人带来商业价值)、“保密性”(经权利人采取保密措施)。


      我国反不正当竞争法第九条第三款以及《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》第一条及第二条规定:本法所称的商业秘密不为公众所知悉,具有商业价值并经权利人采取相应保密措施的技术信息和经营信息。因此,商业秘密包括两部分,技术秘密和经营秘密。其中,技术秘密包括但是不限于配方、工艺流程、加工方法、技术秘诀、设计图纸及有关的情报、实验数据、操作手册、分析方法、技术文档、新产品开发、图片等资料经营秘密包括但是不限于:管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书等信息。


     “不为公众所知悉”,需要有资质的鉴定部门作出鉴定,证实产品或者技术有非公知性,不为公众所熟知。


      “不为公众所知悉”,通常的鉴定方法是“科技查新”,即查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》,经过文献检索与对比分析作出结论。如未发现“查新点”,则为“新”。同时,要经过鉴定证明该“查新点”在被侵权企业的产品和侵权企业的产品中均有应用,且属于被侵权企业的核心技术秘密。


       企业将商业秘密保护纳入日常合规工作中,合规人员可通过研读法律法规及司法解释中关于“商业秘密”的界定,结合本企业的产品、配方、工艺、销售渠道和客户网络及其他业务特点,有针对性地设计本企业商业秘密保护的合规管理架构、制定适当的管理办法和流程。不得不说,商业秘密合规具有度身定做的特点,不像一般的合规政策和制度,有些雷同。


        如何对商业秘密采取保密措施?


       在正常情况下足以防止涉密信息泄漏的,应当认定权利人采取了保密措施:第一,限定涉密信息的知悉范围,只对必须知悉的相关人员告知其内容;第二,对于涉密信息载体采取加锁等防范措施;第三,在涉密信息的载体上标有保密标志;第四,对于涉密信息采用密码或者代码等;第五,签订保密协议;第六,对于涉密的机器、厂房、车间等采取限制来访者或者提出保密要求;第七,确保信息秘密的其他合理措施。


小提醒:

      保护商业秘密是法律赋予企业的一项绝对权,不以商业秘密所有权人是否支付保密费为前提,无论企业是否与员工签署保密协议,或者企业是否支付给员工保密费,员工都应当就工作中所接触到的商业秘密予以保密。擅自泄露商业秘密,员工应当承担赔偿责任,构成犯罪的,可以追究刑事责任。


      但是如果是竞业限制协议就不一样了,用人单位与劳动者在保密协议中或者单独约定了竞业限制的,劳动者履行了竞业限制义务的,用人单位应当支付经济补偿金。保密协议没有约定经济补偿金数额的,可以要求用人单位按照劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月平均工资的30%且不低于当地最低工资标准按月支付。因用人单位的原因导致三个月未支付经济补偿,劳动者可以请求人民法院解除竞业限制约定并支付3个月经济补偿。



三、如何保护商业秘密


      北京市知识产权法院课题组发布的《<反不正当竞争法>修改后商业秘密司法审判调研报告》显示,根据检索结果,在以判决方式审结的案件中,原告主张的商业秘密未获得司法保护的案件数量占比为 65%,明显大于原告主张获得支持的案件数量。而北京知识产权法院在专利权、商标权、著作权纠纷中,原告的胜诉率分别为:47%、78%、16%。我们不难发现,与其他知识产权案件相比,侵犯商业秘密民事案件原告的胜诉率并不理想。也就是说,当我们被侵犯商业秘密后,再采取司法手段维护自身权益的成本较高,因此建议权利人尤其是公司企业在事前采取相应手段避免商业秘密遭受侵害以及后期维权的机会成本风险


(一)

建立完善的保密制度


      公司企业可根据反不正当竞争法和《规定》及《商业秘密保护规定(征求意见稿)》内容梳理本公司的技术信息和经营信息(包括客户名单),确定本公司的商业秘密保护的范围,并根据该范围制定相应的公司保密规定。
      对涉密信息确定密级,按照不同密级对商业秘密进行分存储管理,指定专人担任保密员进行监管,有条件的公司可以成立企业保密工作领导小组,由指定高管对公司保密工作进行统筹安排。制定涉密档案升、降、解密方案,规定不同类型商业秘密档案的保密时间,以及解密后的处理措施。明确公司产生、处理、存储、使用商业秘密的相关保密重点部位范围,制定和完善重点部位的保密管理制度。

(二)

建设保密人员队伍

      对接触、知悉公司商业秘密的高管、保密员、涉密档案管理人员、研发与技术人员定期开会学习商业秘密保护相关法律规定,普及反不正当竞争法等相关法律知识,使其树立起保护商业秘密的意识。
      对新入职的人员进行公司保密规章制度培训,让其在正式上岗后能按照公司保密规定开展日常工作。细化涉密人员职责分工,使其知悉自身的商业秘密信息管理职能范围和保密义务。

(三)

加强保密监查管理


1.权限管理
      规定本公司的商业秘密与涉密档案的查询获取权限。根据商业秘密的不同等级限制可查询人员的范围,加强对核心秘密的权限管理,避免无关人员接触核心商业秘密导致泄露风险。

2.留痕管理
      规范涉密信息的查阅流程与手续,按照谁查阅、谁负责的原则,要求查阅人不得擅自扩大知悉范围,不得擅自复制、拍摄存留或利用互联网、通讯设备向外泄露商业秘密内容。
      如果需要对包含商业秘密的资料进行拷贝,应严格按照查阅、复制涉密档案流程办理,由分管保密工作领导批准,保密员拷贝,经办部门接收涉密信息的人员,必须是有权人员。经办部门签收后还应对后续涉密载体去向进行跟踪调查。保证事过留痕、倒查有据。

3.监控管理
       明确商业秘密的秘密区域,将秘密区域细分,通过安装电子监控装置,对保密计算机与商业秘密档案存放处进行监控。
       对于保密计算机的使用,需要在终端进行即时监控,并记录留存,对于违规使用保密计算机的行为要及时处理,避免商业秘密外流。发生商业秘密侵害事件后,可以调取相应监控,查找相关责任人,追查线索,便于起诉或提起刑事控告。

4.监督巡查
      保密员要定期检查涉密档案的分类存放保管情况、保密计算机使用情况、保密载体的存储情况,形成书面工作报告及时向公司负责人汇报。保密工作的负责领导应当不定期抽查保密工作情况,发现问题及时提出整改。

(四)

善用技术手段保密


      对于商业秘密信息可以在传输前进行技术加密,接收保密信息的一方经解密后方能查看信息内容,确保信息在传输过程中不被窃取
      公司还可以规定把有需要采取更严格措施保护的商业秘密拆分保管或者加密保管,由不同的保密员负责拆分的不同部分,不让普通员工整体接触到本公司的商业秘密。
      必须做好对信息系统的全过程技术防护和管控,包括身份鉴别、访问控制、安全监控与审计、边界安全防护、恶意代码防护和加密防护等防护技术。
      严格网络设置,企业内未经网络管理员的批准,任何人不得改变网络拓扑结构、网络设备布置,以及服务器、路由器配置和网络参数。[5]采取技术措施如防火墙技术、数据加密技术、数字签名技术和数字认证技术等,建立和完善网络环境下的企业商业秘密保护体系。

(五)

利用合同条款保密


1.签订保密协议或在劳动合同中约定保密条款
      对于新从事涉密岗位的员工应当在劳动合同之外根据其岗位职责另行签订保密协议,要求其承诺对其涉密工作内容保密。公司在与一般员工签订劳动合同时也应当附加相关保密条款,以防在特殊情况下一般员工能接触到商业秘密可能导致的披露问题。

2.在劳动合同中约定竞业禁止条款
      竞业禁止协议在一定程度上可以平衡劳动者的自主择业权和企业的商业秘密之间的冲突,通过赋予用人单位某些权利,使其对自己的利益进行保护。[6]根据劳动合同法规定,与员工签订劳动合同时,可以约定员工保守用人单位的商业秘密的竞业禁止条款,约定员工在职时和离职后的竞业禁止义务。需要注意的是,竞业禁止的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员,且离职后竞业禁止的期限不得超过二年。

3.在对外交易合同中约定保密义务
      在公司对外经营中,如果签订的买卖合同、加工承揽合同、保管合同、合作协议等涉及到本公司商业秘密信息时,均应当设置保密条款,约定未经本公司许可相对方不得将保密档案资料内容透露给其他人,不得将含有保密信息的档案资料携带出保密区域,涉密档案资料应当在合同终止后交还,涉密内容不得外泄等义务。

    


      可以说,越来越多的企业已经意识到商业秘密对于企业进行商业竞争,取得商业优势具有不可替代的重要作用,但是在实际中,又往往不重视加强商业秘密的管理,或者不知道如何加强这方面的工作。笔者在诸多的案例中,看到了不少企业在商业秘密诉讼中的无奈,他们原本有着很好的技术或者经营优势,正是由于商业秘密被泄露而失去良好的商业机遇,而当回过头来追责时,却无法获得法律的支持。究其缘由,大多在商业秘密的权利主张上就无法或者支持。

      那么如何切实防范这方面的风险,最为根本的还是要建立本企业的商业秘密保护与管理体系,减少管理漏洞,一方面从源头上防范商业秘密被侵犯,另一方面,当商业秘密被侵犯时,能够有效地进行主张,使自己的权益得到更好的保护。

      我们致力于为您提供全方位的保密体系建设。

正品保证 优质服务 急速物流 售后无忧