01预先准备

磨刀不误砍柴工。档案管理涉及的面繁杂、广泛，需要预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

① 认识管理对象：什么是“档案”？并非公司经营过程中产出的所有资料，都能称之为档案。只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。       

档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案，可参考以下这三点：

◎ 此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中，那么就不属于档案；

◎  此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件，本质上是资源浪费；

◎  是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

② 明晰管理范围：该管理哪些？档案管理涵盖的范围很广，既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料，也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。

与此同时，文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分；制度流程、企业文化等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。

③ 组织人员配置：由谁进行管理？档案管理不是单打独斗，而应「统一指导、分级管理」。

在设置专门的档案管理人员，负责拟定规划、制度及实施方法的同时，最好应在各部门配置相应的兼职人员，负责本部门材料的形成及收集。必要时，还应组织相关人员进行档案管理培训。

④ 确定场地支持：应存放在哪里？在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内；没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

归置档案的场地及设备并非越高级越好。而应根据企业自身情况而定，既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求，量力而行。假设10人以下的初创公司，动用库房来进行档案管理，显然就大材小用了。

公司设置档案室的情况下，事先考量以下几点：

◎ 在设备配备上预先为“九防”服务，例如安装二氧化碳灭火器、防爆灯、漏水报警装置等。

◎ 档案室选址避开地下室或顶楼，避免漏水问题；

◎ 使用密集架的情况下，提前计算楼板的承重问题；

◎ 档案室内避免管道通过（消防水管、空调管等）；

◎ 运用独立门禁及监控等措施，保证档案的保密性。

02开展工作

开展档案工作，要求档案管理人员具备耐心、细心的同时，又得具备原则性，严格按制度、规则办事。可参考以下开展工作过程中的实用建议~

① 确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上，制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前，借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。

档案管理制度示例

一般来说，档案工作的具体流程可分为：文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

A 文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认（哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等）；非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外，文件转化成档案的过程中，要站在档案的角度，审核其是否完整、连续、有效。

B 文件接收。交接双方应有文字性凭证，例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格，确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

C 文件录入。这是最为关键的环节，将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时，应做到：

◎ 信息遵从文件内容本身录入；

◎ 信息录入正确、完整；

◎ 除文件本身信息外，需添加档案信息（如档号、类别代码、分类代码等）；

◎ 为便于利用者检索和查阅档案信息，需对文件信息进一步优化（摘要、关键字、备注说明等）。

◎ 每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

D 文件整理及归档。原则上按份整理，部分文件按套整理（如诉讼文件）；实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如，重要电子文件做到打印留底归档；存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

E 库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。日常工作开展中，应注意：

◎ 使用档案柜或密集架进行档案搁置；

◎ 原则上保管和使用分离，即档案借阅室应与档案存放室割离；

◎ 库房出入必须按照人+档案的形式加以登记；

◎ 做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等（例如日常打扫、保养消防器材、控制温度及湿度等）。

② 做好档案的分类管理是基本原则。档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般来说，组件是以单份文件为一件，但也可将关联紧密的多个件组成一件。

文件依据自身属性、特征及利用需要可划分为以下几类：

◎ 按照载体归纳：可分为影音类、电子类、纸质类、实物类；

◎ 按照时间归纳：可分为月度、年度；

◎ 按照保管年限归纳：可分为短期、长期、永久；

◎ 按照内容归纳：可分为资产类、标准类、文书类、管理类；

◎ 按照机构归纳：即按文件生成中心或部门进行分类；

◎ 按照复式结构归纳：可分为年度+内容、年度+机构、机构+内容等。

在分类管理时，应根据自家公司情况及需求，采用合适的结构进行分类。例如：年度-机构-保管年限等。并依据分类标准做好档案陈列，方便后期检索。

③ 依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。可按照半年、一年的时间长度，定期销毁失效或不具备价值的档案。成立档案鉴定小组，专门对到期档案进行清查、鉴定。在接受监督的情况下，处理档案。

另外，根据业务部门需求反馈，档案工作也应进行相应调整。例如：业务部门需归档的具体文件变动，那么档案管理工作也应有所应对。

④ 制定档案管理应急方案，避免险情，做好万全之策。重要档案在突发事件来临时，应能及时被转移到安全场所，得到最大限度的保护。

03后期利用

档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。

① 建立查询、借阅等制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

② 根据档案信息，为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中，就可收集相应的数据及建议。

◎ 文件审核过程，可检查公司各类工作流程；

◎  文件接收过程，可依据数量梳理各阶段业务活跃度；

◎  档案类别上，可看出各部门之间协作是否紧密；

另外，档案管理人员还可对档案信息进行再加工，提供有效的档案产品。

【档案管理】

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

文章来源：CHN档案管理培训

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