随着信息技术的发展，档案管理逐步实现由传统管理模式向信息化管理模式过渡，数字化档案资源逐渐占据重要地位，而基于档案工作发展的实际需求，越来越多的机关、单位积极推进档案数字化建设工作。

当前，机关、单位的档案数字化工作大多采取第三方服务外包的形式开展，档案数字化服务外包在工作效率、专业程度上有较好的保障，但在安全保密管理上仍然存在一定的风险隐患，需要引起大家重视。

究竟什么是档案数字化外包服务呢？小密来为你解答

主要是指档案管理部门为了顺应档案信息化建设形势要求，由专业档案服务公司承担档案数字化业务，利用自身的数字扫描存储、多媒体、计算机等技术，对传统档案资源进行扫描、加工与处理的一种档案业务处理模式。

档案数字化外包服务存在哪些风险隐患呢？小密带你来看~

一、实体档案管理安全风险

档案数字化工作主要是将传统载体的档案进行扫描形成数字资源，从实际情况来看，机关、单位档案数字化工作主要以纸质档案为主，实体档案管理安全风险主要存在以下几个方面：

part.1档案机构进行数字化的档案多为长期累积的“历史”档案，年代久远，部分档案纸张本身就已经脆化，在数字化过程中容易遭到损害。

part.2档案扫描需履行规范的出库、入库手续，需要认真核对档案的数量，但仍存在因数量核对不准造成的档案排列顺序错乱、档案丢失的情况。

part.3扫描过程中需要对成卷的案卷进行拆分，单个案卷扫描完成后还需对案卷进行重新安装，这一过程中可能存在顺序错乱、单页遗失等情况，难以保证档案的完整性。

二、档案数据信息管理安全风险

档案信息泄露是开展档案数字化建设需要重点关注的风险之一，档案信息泄密风险主要体现为几个方面：

一方面，档案在数字化扫描过程中，信息能够被非本单位档案管理人员获取，存在因人员保密意识不强造成的信息泄露。

另一方面，将纸质档案转换为图像信息再转换为数字信息，可能存在信息失真的情况，与纸质档案相比，档案数据信息存在易更改性、可拷贝、可迁移，且不留痕迹、难以辨别真假，档案数据信息的这些特点也增加了泄密风险。

此外，数字化管理阶段，档案数据容易遭受黑客、病毒攻击，一旦档案管理系统遭受损害，档案数据就面临泄密威胁。因此，强化档案信息安全管理十分必要。

三、档案数据信息维护风险

信息技术的不对称性导致质量评估难题。档案信息数字化是一项专业性较强的业务，外包之后数字化的质量由外包公司自我控制，档案部门目前主要集中在验收阶段对质量进行集中检查。

但是档案部门在人员不足，技术不专，数据量又较大的情况下，不可能对已数字化的档案信息进行一一校对，只能抽检，这就很难对外包的质量进行详细、严格的验收。

从另一个层面来讲，即使档案部门配备足够的人员进行验收，由于双方所处地位不同而带来的专业技能与信息的不对称，同样也有可能会造成数字化业务的质量打折扣。

针对上述问题机关、单位应该如何加强对档案数字化外包服务的管理呢？小密来告诉你！

构建完善的制度体系

档案管理部门构建的制度体系主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。

加强档案资料安全保密

档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

建立完善的过程管理

档案管理部门应强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备；配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所；配备专业的档案柜，用于档案的临时存放；采用技术手段，对USB等外接接口实施禁用；操作人员的手机、相机、U盘等设备不准带入加工场所；涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续；对档案数字化成果交接过程进行严格监督。

档案管理部门要订立完善严谨的业务合同

档案管理部门在档案外包过程中应与外包公司签订完善的业务合同，主要包括外包模式、工作内容、质量要求、人员培训、服务报酬、责任划定、知识产权归属、违约后果、验收标准、保密协定、后续服务等。

当出现问题时，外包公司需提供技术支持服务和维护服务等，全方位响应需求，由此加强对后续过程中的风险控制。

来源：成华密语

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